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Responsable paie et administration du personnel Bachelor Gestion de la paie et du social

• Organiser le processus de paie en collaboration avec les gestionnaires et les parties prenantes (managers, service ressources humaines) en mettant en œuvre une digitalisation de la paie et de la GTA à l'aide d'outils spécifiques et collaboratifs accessibles aux personnes en situation de handicap (tels que des logiciels de données, de gestion de la paie, et des plateformes de collecte de données) pour recueillir les éléments fixes et variables (primes, heures supplémentaires, intéressement, arrêts maladie, etc.) nécessaires à la préparation des bulletins de salaire
• Garantir l'exactitude des bulletins de salaire et la conformité aux obligations légales et conventionnelles en procédant à une vérification des calculs des éléments fixes et variables de la paie pour identifier et corriger les erreurs potentielles avant paiement afin de minimiser les risques d'insatisfaction des salariés
• Établir les déclarations sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles (DPAE, DSN, URSSAF, mutuelle, prévoyance, CFP, DAT, etc.) dans le respect des exigences réglementaires en utilisant les outils de démarches en ligne fournis par le gouvernement en s’assurant de la précision des informations transmises pour déterminer les droits des salariés (retraite, assurance maladie, etc.) et calculer les taux de cotisations applicables aux entreprises.
• Assurer le paiement des cotisations sociales dans les délais impartis en vérifiant les modalités de règlement choisies par l’entreprise (PIS - Payment Initiation Service, télépaiement, prélèvement automatique) afin d’éviter à l'entreprise des pénalités de retard et de garantir la conformité avec les obligations sociales
• Former ou organiser des sessions de formation pour l’équipe de gestionnaires, techniciens, assistants ou chargés de la paie sur les nouvelles dispositions réglementaires et les mises à jour des logiciels de paie en veillant à l’accessibilité et à la compréhension des informations par tous et notamment aux personnes en situation de handicap afin de renforcer les compétences individuelles et collectives et améliorer la performance globale de l’équipe
• Suivre l’évolution des logiciels de gestion de paie et les mises à jour des systèmes internes en maintenant une communication régulière avec les fournisseurs pour garantir l'actualisation et la fiabilité des calculs des salaires et des cotisations sociales, tout en minimisant les risques de redressements lors des contrôles de l’administration fiscale
• Structurer une veille en droit social en utilisant des outils adaptés (abonnement aux revues spécialisées, utilisation de Google Alerts, d’agrégateurs de contenu) ainsi qu’une approche proactive (participation à des évènements en ligne tels que webinaires ou conférences, rejoindre des groupes de discussions d’experts proposés par les organismes sociaux …) et en veillant à la qualité et à la fiabilité des informations pour anticiper les évolutions du cadre légal afin de les mettre en œuvre dans l’entreprise
• Procéder à la vérification des déclarations et formalités sociales (DSN) concernant les salariés en s’assurant du respect de la promesse faite et des contrats signés ainsi que des réglementations en vigueur, notamment en matière d'obligations liées à l'emploi des travailleurs handicapés, pour garantir la conformité légale et éviter les sanctions civiles, administratives et pénales
• Vérifier la complétude et le respect des obligations de l’employeur lors de la constitution des dossiers du personnel en s’assurant de la conformité avec les réglementations de la CNIL et du RGPD tout en mettant en place un suivi régulier et une mise à jour des dossiers sur le long terme pour assurer une gestion appropriée des salariés par les services concernés
• Assurer une gestion contractuelle rigoureuse des moments clés du parcours collaborateur (embauche, avenants, préparation des entretien annuel, ruptures ...) en digitalisant et automatisant les processus administratifs (workflow, signature électronique ...) pour fiabiliser et optimiser la gestion administrative du personnel tout en veillant à l’accessibilité des outils numériques et à l’adaptation des processus pour les collaborateurs en situation de handicap
• Traiter rapidement, à l’oral et/ou à l’écrit, les demandes ou communications émanant des organismes sociaux officiels (URSSAF, Mutuelle, Prévoyance, etc.) en tant qu'interlocuteur privilégié afin de prévenir tout risque financier pour l'entreprise (comme des majorations ou des interventions d'huissiers) et de garantir un environnement de travail serein pour les collaborateurs
• Collaborer avec l’ensemble des salariés et managers de l’entreprise en répondant aux questions et en informant le personnel et la direction des évolutions sociales et de la paie, dans son périmètre de compétences et de responsabilité pour favoriser une bonne compréhension des enjeux liés à la gestion des ressources humaines par tous et notamment les personnes issues de la diversité (handicap, âge, multiculturalité) et assurer la conformité avec la législation en vigueur
• Analyser les données qualitatives et/ou quantitatives des indicateurs RH, adaptés à l’entreprise, en utilisant des outils d'analyse statistique tels qu’un tableur ou des logiciels de Business Intelligence (BI), pour produire des reportings et des indications fiables afin de soutenir les prises de décision sociales de l'entreprise et favoriser les décisions en faveur de l’éthique d’entreprise, de l’inclusion et de la RSE
• Organiser les équipes paie et administration du personnel en cartographiant les rôles et compétences de chacun et en veillant à une gestion inclusive et équitable des talents pour déterminer les formations nécessaires (process, outils, évolutions règlementaires …) à la montée en compétences des collaborateurs pour garantir leur niveau d’expertise et leur réactivité face aux évolutions du secteur
• Encadrer les équipes du service paie et administration du personnel ainsi que les équipes transverses et/ou les prestataires externes (cabinets) selon la structure organisationnelle de l’entreprise en mettant en place des processus de communication inclusifs et accessibles et en apportant un soutien managérial pour assurer une cohésion d’équipe et une efficacité opérationnelle dans un souci d’éthique et de bien-être au travail.
• Mettre en place les processus et les procédures internes en lien avec la paie et l’administration du personnel en formalisant les valeurs, attentes, règles et directives de façon compréhensible par tous, notamment les personnes en situation de handicap, pour assurer une transparence et une accessibilité des informations pour tous les collaborateurs
• Contribuer opérationnellement à l’amélioration de l’automatisation des processus administratifs et RH (SIRH par exemple) en identifiant les tâches répétitives et en proposant des solutions technologiques inclusives et durables (logiciels de gestion, outils d’automatisation) pour optimiser l’efficacité des équipes et réduire les risques d’erreurs tout en restant attentif au respect de la sécurité des données et de la confidentialité et à l’implication sur la QVCT des équipes
• Veiller au respect du Code du travail et des règlements afférents à l’entreprise et à son secteur d’activité, y compris ceux relatifs à l’emploi des personnes en situation de handicap, en se positionnant en tant que référent sur son périmètre d’activité auprès des salariés, des fonctions transversales internes, des partenaires sociaux et de la Direction pour assurer la conformité légale, favoriser l’inclusion et protéger les intérêts de l’entreprise et des collaborateurs
• Répondre à l’oral et à l’écrit aux différentes sollicitations des clients internes (Direction, managers, salariés ...) en étant transparent, pédagogue, fiable et compréhensible par tous, notamment des personnes en situation de handicap, et en respectant son périmètre d’activité pour informer, rassurer et/ou conseiller les parties demandeuses et renforcer la confiance et la communication au sein de l’entreprise
• Piloter l’activité du service paie et administration du personnel en élaborant et en suivant des tableaux de bord et indicateurs, et en utilisant les fonctions avancées d’outils bureautiques adaptés et des outils collaboratifs pour proposer des axes d’amélioration RH notamment en matière d’inclusion et de diversité et participer activement à la politique RH de l’établissement