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Assistant chef de projet événementiel

• Identifier des acteurs clés du secteur événementiel, en recensant les typologies d’intervenants nécessaires à différents types d’événements (prestataires techniques, prestataires logistiques, lieux, partenaires institutionnels), en s’appuyant sur des recherches ciblées via des bases de données professionnelles et des plateformes spécialisées, en tenant compte des spécificités BtoB, BtoC ou internationales, afin de constituer une base qualifiée et actualisée de contacts opérationnels pour la mise en œuvre d’événements.
• Exploiter les réseaux sociaux professionnels et grand public, en sélectionnant les plateformes adaptées, en publiant des contenus valorisant les projets en lien avec la stratégie de communication, et en animant les interactions avec les communautés, afin de renforcer la visibilité de la structure et nourrir une veille sur les tendances du secteur.
• Analyser les tendances du marché de l’événementiel, en recueillant des données issues de sources professionnelles et grand public, en comparant les formats émergents et les pratiques innovantes, et en identifiant les attentes des différentes clientèles, afin d’ajuster les propositions de projets aux évolutions du secteur.
• Comparer les pratiques d’acteurs concurrents ou partenaires, en recensant des événements réalisés et leurs caractéristiques, en identifiant les choix scénographiques et techniques mis en œuvre, et en évaluant leur pertinence au regard des objectifs visés, afin d’alimenter les recommandations à formuler auprès du chef de projet.
• Élaborer des outils de recherche d’emploi, en structurant un CV orienté projet, en constituant un portfolio d’expériences événementielles significatives, en optimisant un profil professionnel en ligne (LinkedIn, plateforme métier), afin de valoriser ses compétences et faciliter son insertion professionnelle.
• Préparer et simuler des entretiens dans le secteur événementiel, en identifiant les attendus spécifiques des recruteurs du secteur, en structurant un discours professionnel valorisant ses compétences et expériences, en s’entraînant à la prise de parole dans des mises en situation réalistes, afin de renforcer ses capacités à convaincre un employeur et faciliter son accès à l’emploi.
• Contribuer à l’élaboration du concept créatif d’un événement, en analysant les objectifs et les attentes définis dans le cahier des charges, en identifiant les caractéristiques du public cible et les tendances actuelles du secteur, en proposant des idées de thématiques et de scénographie cohérentes avec le positionnement de l’événement, afin de poser les bases d’un concept original, réalisable et adapté aux contraintes du projet.
• Participer à la rédaction du cahier des charges opérationnel, en recensant les besoins fonctionnels et les attentes du client ou de la hiérarchie, en identifiant les ressources humaines, matérielles, techniques et numériques nécessaires à la mise en œuvre, en prenant en compte les contraintes de budget, de calendrier et de lieu, en intégrant les impératifs d’accessibilité pour les publics en situation de handicap et en appliquant les normes en vigueur en matière de sécurité, afin de fournir un document structuré servant de référence tout au long de la phase de production de l’événement.
• Sélectionner et proposer des prestataires adaptés, en identifiant les besoins logistiques du projet, en comparant les offres du marché, et en respectant les contraintes budgétaires et environnementales, afin de garantir la faisabilité technique de l’événement.
• Utiliser des outils bureautiques et logiciels spécialisés (Excel, Word, InDesign, Photoshop, outils d’emailing), en mobilisant les fonctionnalités de base pour la production de tableaux de bord, de plannings ou de supports de suivi, en organisant les données de manière claire, fiable et réutilisable, et en respectant les standards graphiques et professionnels attendus, afin de produire des documents de gestion utiles à la coordination des projets événementiels.
• Identifier les besoins en matériel audiovisuel (son, lumière, drone, captation), en analysant le cahier des charges et les contraintes techniques de l’événement, en consultant des prestataires spécialisés pour valider la faisabilité, et en participant à la coordination de la mise en place des dispositifs, afin de garantir une expérience visuelle et sonore conforme aux objectifs du projet.
• Élaborer les plannings logistiques, en identifiant les étapes clés du montage et du démontage, en intégrant les contraintes de livraison des prestataires et fournisseurs, et en ajustant les délais en fonction des ressources disponibles, afin d’assurer une coordination fluide des opérations sur site.
• Exploiter des outils d’intelligence artificielle générative, en s’appuyant sur des cas d’usage adaptés (planification, rédaction de contenus, prévisions de fréquentation), afin d’assister la préparation logistique et créative d’un événement.
• Concevoir des supports de communication visuelle, en mobilisant des outils de PAO (Photoshop, InDesign), en respectant la charte graphique de l’événement ou de la structure, et en adaptant les contenus aux différents canaux de diffusion (affiches, flyers, newsletters, réseaux sociaux, site web, signalétique), afin d’assurer une communication cohérente et professionnelle autour de l’événement.
• Coordonner les actions de relations presse et publiques, en identifiant les interlocuteurs pertinents (journalistes, influenceurs, partenaires),
• en préparant les éléments de langage et les dossiers de presse, et en assurant le relais avec les prestataires spécialisés ou services internes concernés, afin de maximiser la visibilité et la couverture médiatique de l’événement.
• Animer des communautés virtuelles, en publiant du contenu adapté aux plateformes, en interagissant avec les publics cibles, et en suivant les indicateurs d’engagement, afin de renforcer la visibilité et la viralité des événements.
• Utiliser des outils d’intelligence artificielle, en sélectionnant des générateurs de contenus adaptés (chatbots, générateurs d’images, assistants rédactionnels), en traitant les données de performance des actions de communication, et en appliquant des recommandations issues de l’IA, afin d’améliorer la qualité des supports et l’expérience utilisateur autour de l’événement.
• Appliquer le déroulé opérationnel d’un événement, en suivant le roadbook préétabli, en coordonnant les prestataires et intervenants dans son périmètre, et en assurant la continuité des actions selon le planning défini, afin de garantir le bon déroulement des phases de production sur site.
• Réagir aux aléas survenant lors d’un événement, en identifiant rapidement les dysfonctionnements, en veillant au respect des normes de sécurité et d’accessibilité, en appliquant les consignes et procédures établies, et en adaptant les actions dans les limites budgétaires et temporelles fixées, afin d’assurer la continuité de l’événement tout en rendant compte à la hiérarchie.
• Appliquer des consignes écoresponsables définies par la hiérarchie, en limitant les consommables, en facilitant le tri des déchets et en signalant les dysfonctionnements observés, afin de contribuer à la réduction de l’impact environnemental de l’événement.
• Ventiler les postes budgétaires, en identifiant les grandes catégories de dépenses, en enregistrant les flux dans des outils adaptés, et en comparant les montants engagés au budget prévisionnel, afin de suivre les dépenses et alerter en cas d’écart significatif.
• Organiser l’archivage des pièces administratives et contractuelles, en collectant les documents nécessaires à la conformité de l’événement, en les classant selon des procédures internes, et en utilisant des outils numériques ou physiques d’archivage, afin de garantir la traçabilité et la disponibilité des informations en cas de contrôle ou de réutilisation future.
• Vérifier l’accessibilité des installations pour les personnes en situation de handicap, en identifiant les contraintes d’accueil et en s’assurant de la mise en œuvre d’aménagements spécifiques, afin de garantir l’inclusivité de l’événement.
• Participer à la mise en place des installations techniques et scénographiques, en suivant les consignes du cahier des charges, en signalant les écarts constatés, et en appuyant la coordination logistique, afin de contribuer au bon déroulement du montage de l’événement.
• Mettre en œuvre les dispositifs de gestion des flux sur site, en appliquant les plans de circulation définis par les responsables, en adaptant si besoin les consignes en fonction du terrain, afin d’assurer une circulation fluide et sécurisée des participants et du personnel.
• Contribuer à l’évaluation du déroulement d’un événement, en recueillant des données simples (retours oraux, comptages, incidents), en les transmettant aux responsables, afin d’alimenter le bilan post-événement.
• Participer aux opérations de démontage et de remise en état du site, en assurant le suivi des tâches confiées, en respectant les consignes du chef de projet, afin de garantir une clôture conforme à l’organisation prévue.