> Accueil et assistance aux patients
• * Accueillir puis évaluer avec discernement le besoin d’un patient et le degré d’urgence de sa demande à partir d’un échange oral direct ou téléphonique ; lui proposer un rendez-vous ou un parcours adapté à son état ; * Gérer l’ensemble des procédures liées à la prise de rendez-vous et à l’admission dans le service en utilisant les logiciels spécifiques adaptés, dans le respect des règles liées à l’identitovigilance et à la confidentialité des données ; * Assurer l’accueil, les déplacements, l’attente des patients ; réagir avec discernement dans une situation particulière, conflictuelle, agressive ou relevant de l’urgence médicale ; * Conseiller les patients, quelque-soit leur situation particulière, sur leur parcours médical et les démarches administratives qui s’y rattachent.
• Mises en situation professionnelle / cas pratiques : * Accueil et orientation d’un patient vers un soignant ou un service à partir des renseignements qu’il a fournis au téléphone ou lors de son passage dans le service ; * Enregistrement administratif d’un nouveau patient puis admission dans le service pour un parcours de soins ; * Face à une situation conflictuelle ou relevant de l’urgence en salle d’attente, décrire le comportement à avoir et les actions à mettre en œuvre ; * Cas pratique de la prise en charge financière et administrative d’un patient souffrant d’une pathologie spécifique (ALD, maternité, psychiatrie…).
> Coordination des activités d'un service médical
• * Concevoir un planning opérationnel pour un service médical en respectant les contraintes de ce service et le calendrier du parcours de soin des patients ; * Réguler l’activité du service en s’assurant de la bonne coordination des soins programmés et diffusant aux personnels soignants une information contrôlée ; * Assister l’équipe dans l’organisation d’un évènement, dans la mise au point du calendrier, de la logistique et dans la communication autour de cet évènement ; * Assurer la gestion comptable d’un cabinet médical en utilisant le logiciel dédié et en utilisant la procédure de télétransmission ; * Gérer l’ensemble des procédures comptables liées à la facturation des actes réalisés dans un service hospitalier en respectant les règles imposées par le programme de médicalisation des systèmes d’information (PMSI).
• Mises en situation professionnelle / cas pratiques : * Création ou amélioration, à partir des disponibilités des locaux et des soignants, d’un planning d’activités pour un service médical, cela en utilisant Outlook ou le logiciel spécifique en usage dans le service ; * Organisation d’une réunion dans le service, mise en place du calendrier, et de la logistique ; conception de la plaquette de présentation et/ou du compte rendu final, à partir de notes en utilisant Powerpoint ; * Réalisation d’encaissements sous forme d’espèces, de chèques, de virements par CB, enregistrement de ces mouvements avec le logiciel dédié, puis télétransmission à partir de la carte vitale du patient ; * Rédaction d’un résumé d’unité médicale (RUM), à partir de données fournies par un médecin, en codant les actes réalisés pendant le séjour du patient.
> Production et communication des documents médicaux
• * Assurer la gestion du courrier entrant et sortant afin de permettre la communication de l’équipe soignante du service avec les patients et leurs soignants, cela en respectant les contraintes de rapidité et les règles de confidentialité des données ; * Produire les documents relatant les actes médicaux réalisés dans le service, en utilisant les techniques de transcription appropriées – dictée numérique ou dictaphone – et en respectant la terminologie médicale adaptée ; * Gérer l’ensemble des procédures liées aux dossiers médicaux des patients, en utilisant les logiciels spécifiques adaptés et dans le respect de la protection des données, afin d’en assurer l’actualisation, le classement, la traçabilité et éventuellement la diffusion ; * Assurer la veille réglementaire pour le service afin de mettre à disposition des membres de l’équipe médicale des informations officielles et actualisées.
• Mises en situation professionnelle / cas pratiques : * Frappe, mise en forme d’un courrier simple, d’une lettre de liaisons, et d’un certificat ou une ordonnance à partir de consignes "audio" ; puis diffusion au patient et aux soignants concernés ; * Transcription d’un compte rendu de consultation et/ou d’intervention chirurgicale à partir d’un enregistrement numérique ; * Création pour un nouveau patient d’un dossier médical numérique avec la procédure DPI, enregistrement de différentes pièces médicales dans ce dossier ; * Correction de documents fautifs en termes de confidentialité des données, d’hygiène, de sécurité ou de normes environnementales.
